[專欄作家]

環境資訊網絡電子報簡介與經驗分享

作者：陳瑞賓

　　經過幾次的討論之後，大家同意以「透過全民參與、資訊傳遞、學術研究，重建人與環境合諧的關係」做為環境信託基金會的宗旨。而環境資訊網絡電子報的主要目標，在透過資訊傳遞，促進全民的參與。並以「建立華人世界環境資訊網絡媒體，透過訊息的交流，促進台灣與國際社會的連結，落實環境保育無國界的理念」為使命。雖然短短幾行字，但卻是歷經了七八個月所蘊釀出來的結果。

　　目前，環境資訊網絡電子報持續發行超過200天次，發行量累積超過230萬人次，總共傳送國內外環境保育相關訊息超過6000篇，相關的圖、照片超過2100幅。資訊量的累積，已成為國內民間組織中最龐大的資料庫。除了國內外超過40個單位授權，提供豐富的資料之外。最重要的是龐大的志工群的支援，協助翻譯、審校，提供專欄及各式建議，才能造就大家所看到的這份電子報。當然，專職的工作人員，更扮演了不可或缺的角色。高英勛建立了整個資料庫，逐步在規劃自動化的作業流程；王美惠協助網站及電子報的編輯及名單管理；歷任的謝洵怡、曾秋莉及現任的翻譯李瑞玉；主編朱惟君負責文章的彙整及摘要；遠在美國的蔡麗伶則協助環境新聞審校的重責大任。除了介紹，及感謝這許多人的投入以外。喔，忘了謝謝許多捐款贊助的朋友，以及膽敢借我們二十多萬的陳章波老師(還在繼續跟他借錢中…)。主要是要跟大家，尤其是許多社團分享一下，經營這份電子報的一些經驗。

　　首先，當然是要先思考人力的分配。一份電子報的發刊，包含了編輯、網頁及電子報的編輯、電子報的發送技術及名單管理及訂戶服務等主要四個工作。編輯主要負責電子報的內容。如果人力足夠的話，可能會再延伸出美編、採訪、翻譯、審校…等。網頁編輯及電子報的編輯，主要是協助將內容轉換成Html的網頁格式，如果人力不足時，可由編輯兼任。電子報的發送及名單維護，目前大多數都是透過一些免費的商業公司，如智邦、Seednet、魅力網…等等，由自動程式及專業人員在管理。缺點就是無法掌握訂戶名單，充其量只看到訂戶的數量。有的則會被夾帶不必要的廣告，無法先行過濾。如同之前所曾提過的案例，在法鼓山所發行的電子報中，聖嚴法師開悟的話語旁邊，有著女性內衣褲廣告在考驗著讀者的定力。

　　另外，最容易被忽略的就是訂戶服務了。許多發行電子報的朋友或社團，在一開始都忽略了這一點。事實上，現在使用Email的頻率越來越高，逐漸替代電話，成為新的溝通工具。舉個人的實例好了，根據個人信箱內的紀錄，扣除廣告及部份在網路上轉來轉去的信之外，從5月1日到11月1日共六個月的時間，共收到10372封信，平均每天約收到57封信；在寄件備份的回信紀錄中，則回覆了8920封信，平均每天回覆49封信。與志工之間的通訊，因為是由其他工作人員分擔，尚未包含在內。這個數字的意義，如果回覆一封信以5分鐘計算，一天就要消耗掉250分鐘在回信上面，再換算成時間和體力…。如果以個人中打每分鐘平均在35~45字，再除以二算20個字，每天也要打上5000個字。而這些數字，都是把例假日當成工作日來計算。如果週休二日的話，所有的數字可以再乘以1.3左右。總之，加加減減，可以得到底下的結論：

　　與讀者的互動，可能會癱瘓掉所有的行政作業資源。

　　這一點，絕非危言聳聽。從另一個角度來思考，就更容易理解了。以關心環保的社團為例，大多數單一社團的會員都不會超過一千人，僅有少數達到二、三千人。而這些社團的專職工作人員則由1∼10人不等。若以1.5個人服務1千人為比例的話，一份發行一萬份的電子報，則需要15個專職工作人員才能有效的服務。當然，在民間社團，通常是1個人當成2個人，或3個人在使用。但是，再了不起，也有個限度。以號稱8萬個訂戶的南方電子報系統，如果不是1個人當成15個人用的話，那就是服務上定有待改進的地方。讀者不妨寫個信去驗証一下。不過，這是純舉例啦，大家不要真的寫信去，徒然增加他們的負擔。

　　在這邊特別再把發報背後的行政作業跟大家分享，最主要是要提供有興趣透過網路，尤其是發行電子報，來開發新會員或開闢新資源的朋友們一個重要的參考。除非一開始就設定不和讀者互動，但是，那實在太可惜了，否則，一定要把這些工作納入正規的作業流程來考慮。就像一個服務良好的組織，必然會有所謂的電話服務員。而今，只是把接電話轉換成收信及回信。但是，也別忘了電話，那還是一個很重要的溝通工具。

　　其次，則為財力的考量。不過，既然人力已考量的差不多，想必財力的計算也很容易就出來。回過頭再做個調整，思考發報的頻率…等，大概就八九不離十了。有需要進一步經驗分享及服務的，再來信service@etf.ngo.org.tw聊聊吧。

全文詳見：http://news.ngo.org.tw/reviewer/being/re-being00110701.htm