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[生活環保] 如何利用網路來節約研討會的成本並提高效率？ (上) 作者：陳弼仁 ■網路真的可以節省成本嗎? 舉辦一個研討會，除了邀請擬定議題與形式、邀請講師、確定場地後，緊接著就是一連串的對外宣傳，並受理報名。其實，回過頭來想想，大部份舉辦研討會的目的，不外乎是想要透過一些知名學者專家的聚集討論，將主辦單位想推動的理念或工作給傳達出去。所以，研討本身固然十分重要，但是，如何透過宣傳，把會議的成果給發散出去，引起回響，也應當受到同樣的重視。 但是，雖然大部份主辦單位也很想要辦一個「成功」的研討會，但往往由於資源有限，再加上無效率的作業模式，能夠讓會議按時舉辦，不致荒腔走板，大概就萬幸了。關於宣傳或後續進展，十幾年下來，似乎仍沒有多大的進步。其實，只要把資源及精力稍做調整，不但可以節省經費及人力，還可以達到更好的效果，心動了嗎？ 之前曾經和大家談到「如何利用網路來加強研討會的宣傳效果？」(http://news.ngo.org.tw/reviewer/being/re-being00080801.htm)。現在，再和大家談談報名作業與論文印刷這兩個部份，透過網路，會有些什麼好處？ ■利用網路來節省70%的報名作業成本 談到報名作業，目前大部份的作法，都是寄發邀請函，或是附在宣傳海報或文宣上，留下聯絡電話或傳真。例如筆者手上剛拿到，由台灣產業服務基金會執行的「2001節水週頒獎典禮」，就是典型的作法，郵寄邀請函，要求與會者以傳真回函，除此之外，沒有任何的網址或電子郵件地址。近幾年來，許多研討會也開始以電子郵件寄發邀請函，或在信件內留下電子郵件帳號，接受網路報名。透過這個方法，首先節省下來的就是邀請函印刷、裝封、郵寄的經費，以寄發500人的數量而言，即大約可節省下至少5千的經費。其中，最重要的是省下了許多人力的成本。 但是，不論是電話、傳真或使用電子郵件來寄發邀請函，所有的報名回函仍不免要手動輸入資料，或是從電子郵件中剪剪貼貼，需要再次整理報名者的資料，在受理報名的作業效率上，並沒有顯著的提昇。其實，只要配合網站，開闢一個線上表單（圖一），請報名者自行上網填寫之後，就可以直接的貯存成整齊的資料格式。受理報名的單位，只要隨時上線去下載最新的資料，即可簡單的掌握報名作業了（圖二）。 隨著網路的普及，能夠直接利用線上報名的朋友，比例也越來越高。雖然不能完全替代傳統的報名方法，但是根據估計，已有將近7成的朋友，能夠使用網路報名作業，這將可以大幅度的減少報名的行政作業。如果，再配合藉此取得報名者的電子郵件帳號，更可以加強會議通知或訊息傳遞的效率，對於日後雙方的互動也將提供良好的管道。
(圖一)
(圖二) 【文章連載】 |
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