百年老店新氣象 國民信託組織大改造 | 台灣環境資訊協會-環境資訊中心

百年老店新氣象 國民信託組織大改造

2016年07月20日
作者:許惠婷(台灣環境資訊協會 信託專案執行、國際國民信託組織 執行委員)

英國及蘇格蘭的國民信託經過上百年發展,擁有及管理龐大物業,組織本身也成了大型保育團體;他們必須因應當前社會與環境狀況,包括政治、經濟、氣候、參訪者的興趣與期待等因素,調整自身的組織架構及運作方式,讓保育工作能夠順暢又有效率地進行,並確保組織的工作忠於其宗旨沒有偏離軌道。

由National Trust受託管理的Plas Newydd。圖片來源:Tomlish CC BY-SA 3.0

英國的〈2005年公益團體(國民信託)命令〉(The Charities(National Trust)Order 2005),確立英國國民信託當前的組織架構;時隔近十年,英國國民信託在2014年檢視組織架構的運作狀況,進行會員意見調查,並在2015年取得會員大會同意,開始實行。重大的改變包括,縮減理事會成員人數使理事會溝通更有效率、理事會新增任務、縮短理事會成員任期,以及平衡理事會及理事小組的關係。

增加溝通效率 促進新血流動

英國國民信託的理事會負責指派並監督理事小組,最重要的是確保國民信託的運作沒有偏離組織的核心宗旨:永久,為所有人保護珍貴的自然與文化襲產*;因此,國民信託決議理事會必須每年對國民信託的工作策略進行評估。

另外,為了增進溝通效率,同時確保理事會成員能夠代表足夠的多樣性,通過決議將理事會成員人數由52人減低至36人;同時,理事會成員的任期由每屆三年得連任三屆,調整為原則上只得連任二屆,希望藉此讓理事會更年輕有活力,但同時保留例外條款的彈性,確保最有經驗及專業的合適人選也能以「資深成員」的身分留任第三屆。

而原本負責執行的理事小組中絕大部分的成員必須由負責監督的理事會成員擔任,國民信託根據過去十年的經驗認為理事會和理事小組有部分成員重疊能確保兩個單位對彼此的理解以及資訊流通,因此是有好處的;但是,絕大部分的理事小組成員必須來自理事會的這項規定,阻礙了讓最適合的人選進入理事小組的可能,因此決議降低理事會在理事小組中的最低人數要求。

決策權下放 反應更即時

蘇格蘭國民信託在2010年時曾經面臨嚴重的資金短缺,經過外聘專家的分析檢視,認為國民信託龐大的理事會與許多不同功能及名稱的小組,造成管理系統過於笨重,成為組織永續運作的障礙;最終決議大幅減少理事人數,從87人減至15人,並且重新改選。

現在,再次推動更大的轉變,他們注意到將決策權分散的必要性,在今(2016)年展開了時隔五年的組織改造。國民信託實際經營管理許多物業,這些珍貴的自然與文化資產分布在境內各處;他們想要使保育工作更有效益。蘇格蘭國民信託近年來會員人數及帶來的收入皆持續成長;但是,他們仍然看到了隱憂及挑戰。

因為會員的年齡都偏大且族群比較單一,而且許多物業的訪客人數在近三年來持平、停止成長,年輕一代對信託物業導覽及展示的標準與期待日益提升;且保育資金的需求十分高昂。

在成立85周年之際,蘇格蘭國民信託新的營運模式將減少科層組織,讓管理結構更扁平化,並且以地區為中心,將決策權從位於蘇格蘭首都愛丁堡的國民信託總部下放至依照地理位置劃分的區域小組。

蘇格蘭國民信託2016年新版的組織架構,希望減少管理制度的階層以及單位間橫向溝通合作的阻礙。圖片來源:蘇格蘭國民信託

蘇格蘭國民信託共有六個(文化襲產)區域小組以及一個自然襲產小組;每一個區域小組負責經營管理自身地區內的信託物業,訂定年度計畫、經費預算等責任與權利都回歸到區域小組,且重要決策將更從務業層級的觀點出發。各個信託物業則在區域經理及團隊的支持之下,推展經過討論後確立的計畫與工作。另外,還有區域諮詢團隊,專家就近在區域小組的第一線,提供關於策展、典藏品保存、建築維護、物業管理等的服務;同時,區域小組也可以向位於總部的諮詢團隊尋求考古、自然保育等專業方面的協助。

在策略方面,蘇格蘭國民信託也將投資強化現代化的後勤辦公室與IT系統;減少官僚體制中不必要的花費,並將節省下來的經費更有效地運用在保育工作上。他們並且挑選出數個「重點物業」,加強改善各項解說以及體驗設施、與員工及志工的培力,藉此改善訪客拜訪信託物業的經驗,進而吸引更多人來到國民信託的物業認識蘇格蘭珍貴的文化歷史或生態環境。

經歷多年的運作,龐大的NGO也必須時時觀察社會脈動與趨勢;檢視自身的營運狀況,並依此即時調整;如此,才能確保組織隨著時代的變遷仍能永續運作,進而達到永久且永續地保護珍貴歷史與文化的目的。

【註】

英國國民信託宗旨:Promoting the permanent preservation for the benefit of the nation of lands and tenements (including buildings) of beauty or historic interest and as regards lands for the preservation (so far as practicable) of their natural aspect features and animal and plant life. 

作者

許惠婷

相信動物解放、環境平權,還有人的能動性。盡力實踐著零廢棄物蔬食生活,同時用筆和口希望更多人一起邁向更好的世界。