■利用網路可減少75%的論文印刷成本
除此之外，也要鼓勵舉辦研討會的單位，儘量將會議的內容放置於網站上，供與會者或大眾自行閱讀或下載，減少研討會論文集的印刷。其實，參與研討會的朋友們都知道，一般人看到免費的東西，還是會保有一個習性，不拿白不拿。對於研討會論文，主辦單位也多抱著「理應給予」的態度在印發。兩相配合的結果，就是印了一堆，一堆人拿回家，然後每每看到這堆論文集，總是丟也不是，不丟也不是，但不管丟或不丟，最後不是堆在家裡，就是堆在垃圾場或被回收掉了。
有鑑於此，筆者已逐漸養成習慣，參與研討會都儘量減少索取論文集。也鼓勵各主辦單位，減少印發論文集。但是，與會者來到現場怎麼辦？其實，既然叫做研討會，最重要的就是來「研討」，而不是到現場來讀書！所以，可以折衷一下，只要印發摘要版就好了。以一場200人的研討會，7~8場演講或論文發表，通常會印發250本手冊，加上裝訂及排版，每本手冊的單價需要150~200元，總經費將需要4萬元左右。但是，若改以摘要版，每本手冊將可節約至20元左右，則只需要5千元的費用。由於大部份的講者多採用電子檔案交付論文，因此在製作網頁上，將會節省下許多時間及經費。以相同規模論文集來製作網頁，配合各單位既有的網站，大約只需要5千元左右，或在編輯論文集的時候，就可同時完成。
事實上，在會場上，摘要版反而可以讓與會者在現場能夠快速瀏覽，效果將比全文版來得好。除了節省成本，對於資源的節約，更為重要。此外，將全文版置放在網路上，供有需要的人自行瀏覽或下載，也能同時搭配網路的宣傳。至少，在實際的訊息傳遞上，也遠比單印個兩三百本論文集效果來得更好。如果能夠把會議中的討論紀錄下來，再一併放到網路上供大眾參考，其延續性將更好。
最後，仍不免要再次提醒大家，透過電子郵件和所有與會者直接接觸，永遠是一件重要的工作。因為，那等於直接掌握了與未來的資源直接連繫的管道。
【文章連載】
■如何利用網路來節約研討會的成本並提高效率？ (上)
■如何利用網路來節約研討會的成本並提高效率？ (下)
