淺談如何利用網路來加強研討會的宣傳效果 | 台灣環境資訊協會-環境資訊中心

淺談如何利用網路來加強研討會的宣傳效果

2000年08月08日
作者:陳瑞賓

時序快到了年底,也正逄暑假期間,許多研討會都在最近進行。在這幾年來,個人參加了很多研討會,甚至也親自經手了幾個研討會。但是,通常都發現一個共同的問題-來來去去都是熟面孔!坦白說,與會者也時常自我批評是「傳教士在對傳教士傳教」,或笑說是在開老友聚會。因為,平時大家都十分忙碌,真要聚在一起,除了在研討會上碰個面外,還真不容易。這種情形,不僅出現在學術性的研討會上,在官方或民間的會議上,也屢見不鮮。所以,也有許多人批評這種每次花上近五六十萬,甚至超過百萬的會議,但是卻只有草草來了百位,甚至一二十位與會者的情形。仔細算算,每個與會者至少都享受了超過兩千元以上的費用。

其實,要突破這個問題,並不是一件難事。當然,最重要的還是要先思考研討會的目的,是針對某些特定的對象,或是針對一般大眾。如果要針對某些特定對象,通常主辦單位,都有這些與會者的聯絡方法。但是,如果是要針對一般大眾的話,那就要進行全面性的宣傳才行。

在過去,我們比較常使用的媒體,都是透過報紙,或是印製各種海報及文宣,郵寄到所需的對象。但是,不論是印刷或郵寄,都要花上不少的人力及費用。而今,透過網路的宣傳,則可以進一步節省一些繁瑣的工作,也可以達到比較好的效果。例如,在網站上設置線上報名的表單,就可以提供與會者直接透過網站報名,直接將報名資料轉成所需的資料庫格式,就可以省掉傳真或郵寄報名時,還要再把報名資料重新打字輸入的工作。而且,也可以直接獲取報名者的郵件帳號,做為日後通訊之用,可謂一舉數得。

此外,適度的將研討會的內容,透過網路發散,不僅可以擴大宣傳的效果,也可以吸引更多朋友的興趣。更重要的是,讓大家提前知道會議的內容,對於整個會議的進行也會有許多的幫助。尤其是現在有些研討會,常喜歡聘請國外的學者,加強所謂的國際性。但是,往往都忽略了與會者對於英文的接受度,而造成一些朋友裹足不前。為了解決這個問題,經費充足且體貼的主辦單位,常會進一步安排即時的口譯,雖然解決了一部份的問題,但是,卻忘了把演講的文稿翻譯成中文。這是很可惜的地方。

在這邊,提供一些經驗供大家參考。如果,是針對大眾為對象的研討會,除了傳統郵寄資料的方法之外,應該要試著在草擬企劃案,申請經費時,就將網路宣傳,像印刷海報或文宣那樣,列入正規的宣傳項目,這樣會有助於整個網路宣傳的工作。

整個網路宣傳的工作可以參考如下:

  • 在會議召間日期前一個月開始發佈研討會的訊息,及接受報名
  • 開始將講師的文稿內容,節錄成一千五百字左右的摘要,可以投稿到各大媒體或電子報,以及BBS站,同時也成為網站資料。
  • 原則上在每篇文章底下,及其他的文宣,都要列出線上報名的網址,以加強報名的效率。
  • 在截止報名前一個星期,三天各再針對研討會的報名作業,進行單獨的宣傳活動。
  • 在報名作業完畢時,也同時將會議的所有內容,寄送給報名人員,與其他感興趣的朋友們。一方面可以減少印刷會議報告,浪費紙張(事實上,相信有將近過半的人領了報告回去都束之高閣),另一方面,電子檔案,只要網站還存在,所有感興趣的朋友,都可以上網去下載,增加訊息的流通。

根據個人參與舉辦「永續台灣行動計劃-環境空間研討會」的經驗,僅僅只是透過BBS站的宣傳,扣除口頭報名及工作人員未登錄外,透過網路報名共195位報名,當天有72位缺席,約佔37%;現場臨時報名約46位,合計169位參與,若加計工作人員及主持人、與談人及貴賓,以及未填寫報名單的朋友外,將近200人參與本會議。當天與會的來賓中,有過半數是平日未曾參與過相關會議的朋友。而且,至今仍有部份與會者,透過電子郵件持續保持連絡。這些既有的與會者,對許多組織而言,其重要性不言可喻!