時序快到了年底，也正逄暑假期間，許多研討會都在最近進行。在這幾年來，個人參加了很多研討會，甚至也親自經手了幾個研討會。但是，通常都發現一個共同的問題－來來去去都是熟面孔！坦白說，與會者也時常自我批評是「傳教士在對傳教士傳教」，或笑說是在開老友聚會。因為，平時大家都十分忙碌，真要聚在一起，除了在研討會上碰個面外，還真不容易。這種情形，不僅出現在學術性的研討會上，在官方或民間的會議上，也屢見不鮮。所以，也有許多人批評這種每次花上近五六十萬，甚至超過百萬的會議，但是卻只有草草來了百位，甚至一二十位與會者的情形。仔細算算，每個與會者至少都享受了超過兩千元以上的費用。
其實，要突破這個問題，並不是一件難事。當然，最重要的還是要先思考研討會的目的，是針對某些特定的對象，或是針對一般大眾。如果要針對某些特定對象，通常主辦單位，都有這些與會者的聯絡方法。但是，如果是要針對一般大眾的話，那就要進行全面性的宣傳才行。
在過去，我們比較常使用的媒體，都是透過報紙，或是印製各種海報及文宣，郵寄到所需的對象。但是，不論是印刷或郵寄，都要花上不少的人力及費用。而今，透過網路的宣傳，則可以進一步節省一些繁瑣的工作，也可以達到比較好的效果。例如，在網站上設置線上報名的表單，就可以提供與會者直接透過網站報名，直接將報名資料轉成所需的資料庫格式，就可以省掉傳真或郵寄報名時，還要再把報名資料重新打字輸入的工作。而且，也可以直接獲取報名者的郵件帳號，做為日後通訊之用，可謂一舉數得。
此外，適度的將研討會的內容，透過網路發散，不僅可以擴大宣傳的效果，也可以吸引更多朋友的興趣。更重要的是，讓大家提前知道會議的內容，對於整個會議的進行也會有許多的幫助。尤其是現在有些研討會，常喜歡聘請國外的學者，加強所謂的國際性。但是，往往都忽略了與會者對於英文的接受度，而造成一些朋友裹足不前。為了解決這個問題，經費充足且體貼的主辦單位，常會進一步安排即時的口譯，雖然解決了一部份的問題，但是，卻忘了把演講的文稿翻譯成中文。這是很可惜的地方。
在這邊，提供一些經驗供大家參考。如果，是針對大眾為對象的研討會，除了傳統郵寄資料的方法之外，應該要試著在草擬企劃案，申請經費時，就將網路宣傳，像印刷海報或文宣那樣，列入正規的宣傳項目，這樣會有助於整個網路宣傳的工作。
整個網路宣傳的工作可以參考如下：
- 在會議召間日期前一個月開始發佈研討會的訊息，及接受報名
- 開始將講師的文稿內容，節錄成一千五百字左右的摘要，可以投稿到各大媒體或電子報，以及BBS站，同時也成為網站資料。
- 原則上在每篇文章底下，及其他的文宣，都要列出線上報名的網址，以加強報名的效率。
- 在截止報名前一個星期，三天各再針對研討會的報名作業，進行單獨的宣傳活動。
- 在報名作業完畢時，也同時將會議的所有內容，寄送給報名人員，與其他感興趣的朋友們。一方面可以減少印刷會議報告，浪費紙張(事實上，相信有將近過半的人領了報告回去都束之高閣)，另一方面，電子檔案，只要網站還存在，所有感興趣的朋友，都可以上網去下載，增加訊息的流通。
根據個人參與舉辦「永續台灣行動計劃－環境空間研討會」的經驗，僅僅只是透過BBS站的宣傳，扣除口頭報名及工作人員未登錄外，透過網路報名共195位報名，當天有72位缺席，約佔37%；現場臨時報名約46位，合計169位參與，若加計工作人員及主持人、與談人及貴賓，以及未填寫報名單的朋友外，將近200人參與本會議。當天與會的來賓中，有過半數是平日未曾參與過相關會議的朋友。而且，至今仍有部份與會者，透過電子郵件持續保持連絡。這些既有的與會者，對許多組織而言，其重要性不言可喻！
