印出來的文件又忘了拿?列印控管助你戰勝金魚腦 | 台灣環境資訊協會-環境資訊中心

印出來的文件又忘了拿?列印控管助你戰勝金魚腦

【環保辦公室】系列

2019年05月16日
環境資訊中心記者 吳宜靜報導

「啊......不小心把黑白印成彩色了」、「什麼!我是不是金魚腦?忘記設定雙面列印......」印表機是辦公族的良伴,卻常常白忙一場?目前有印表機業者推出列印控管服務,減少資源無端浪費;透過行為改變與科技輔助,幫助辦公族不再輕易失手。

蔡倫可能沒有想過會有這麼一天......

辦公室人生使用印表機是常有的事,有時候除了忘記設定雙面列印或黑白列印之外,也常發生印錯重印、一閃神就忘了拿走文件或者被同事不小心拿走,不是得要花時間尋找文件,就是得再重新印一次,不但浪費紙張也浪費時間。因為誤印、濫印所造成的資源浪費,恐怕也造成企業不小的行政負擔和支出。

製紙是耗能、高污染的產業,一般紙漿的漂白劑主成份是氯,使用後產生的戴奧辛是致癌的劇毒。進了廢紙簍的紙張,不但意味森林和水資源被浪費,也意味著環境污染;印表機做白工,則代表電力和墨水/碳粉被白白浪費。想要改善列印設備所衍生的問題,就得設法了解印表機的工作狀況,並探查使用者的列印行為。此時,就是科技幫得上忙的時候了。

各家印表機業者推出列印控管服務,協助使用者節省資源和成本。圖:參考Epson官方網站。
各家印表機業者推出列印控管服務,協助使用者節省資源和成本。圖:參考Epson官方網站。

「導入列印控管的重點是希望可以找到『列印孤兒』。」

許多組織應用「列印控管」服務,透過讀卡機、帳號密碼執行列印前後端的管理。今年剛導入列印控管系統的新北市土城區頂埔國小1校長華志仁接受採訪表示,校園中多人共用一台印表機,機器因為無法做工作排序,常會發生拿錯或是多印等狀況。「導入列印控管的重點是希望可以找到『列印孤兒』。」校方認為,導入列印控管系統就能有效避免這些問題。

校長華志仁也發現,事務機器擺在公共區域,一執行列印可能就是幾百頁,操作錯誤沒人發現、機器壞掉也沒有人處理。此外,傳統機器需購買或儲值影印卡,卡片遺失也不容易找回,且經常有影印卡互相借用的狀況。因為使用者數量眾多,每個月列印量大約也有2萬5000張至3萬張,因此列印設備的管理便成了檯面上的課題。

透過公開招標,頂埔國小採購五台A3、五台A4噴墨印表機以及對應的列印控管服務。校方表示,在公開招標的評選項目中,首要考量是節電的效率,第二是設備有沒有取得環保標章,第三則是設備能否透過列印控管機制,節省不必要的濫印和錯印。「學校在過去和傳統影印機廠商合作多年,採購的都是雷射印表機,他們的報價不見得比較貴,單張列印的價格相差不多。但因為傳統廠商沒有辦法在節能和列印控管上提供比較好的服務,我們最終還是選擇導入新一點的作法。」

列印管理結合組織人事系統,讓文件不再流浪

頂埔國小導入Epson列印控管系統,將刷卡驗證和學校的識別系統互相整合。教職員在個人數位裝置下達列印的指令之後,到任何一台有連線的列印設備刷識別證,就可以把文件列印出來。「以往通常是機器直接把文件列印出來,現在則是使用者過卡,印表機才會執行列印。這使得行政流程變得更加簡單,資訊安全也是使用這個服務的好處之一,可以確保自己印的東西不會被別人看到或是拿走。」流程的改善,等同是把找文件的時間、印錯重印的費用一併省下。

頂埔國小導入列印控管服務,減少列印資源和成本浪費。圖:吳宜靜攝
頂埔國小導入列印控管服務,減少列印資源和成本浪費。圖:吳宜靜攝

你我可能都曾有這樣的經驗:列印指令送出的瞬間,才發現選錯檔案或是文件還需要再修改,但印表機已經把文件印出來,絲毫沒有機會挽救這無心之過。

在列印控管系統之下,設計「刷卡」和「再確認」的兩道機制:到印表機過卡,勾選要列印的檔案之後,文件才會真的列印出來。不但提供了失誤補救的機會,也讓使用者可以在印表機前再次確認文件是不是真的需要印出,如果決定不印出紙本,還可以選擇刪除列印指令,適時減少列印量。同時,資料若需做紙本電子化,則可搭配使用「掃瞄並傳送給我」功能,將文件的電子檔直接送進信箱。

透過「刷卡」和「再確認」的兩道機制,能夠減少誤印和浪費。製圖:李權恩。
透過「刷卡」和「再確認」的兩道機制,能夠減少誤印和浪費。製圖:李權恩。

列印控管看前又看後,確保列印資源不浪費

印前管理:依據工作特性,預設列印設定

市面上的列印控管服務,通常會提供列印前和列印後的管理服務。在「印前管理」部分,業者提供的服務大多是透過帳號登入、識別,鎖定使用者的列印額度/數量、綁定列印設定權限等功能。「印後管理」部分,則是透過報表瞭解特定期間內的使用狀況,例如:列印張數、黑白或彩色、單面或雙面總印量等資訊,協助組織減少因為個人誤印、濫印而造成的浪費,進一步在列印支出成本和資訊安全獲得預期的成效。

以頂埔國小為例,列印權限劃分的邏輯是依據教職員不同的工作特性,安裝不同的列印驅動程式。在列印數量上,為了讓老師在教學上沒有後顧之憂,教學用途的列印預設無限量使用。在列印設定上列印控管系統可以將不同部門設定成不同的群組,再依照職務需求預設各自的輸出模式。例如:導師和教職員群組預設雙面黑白列印;行政處室則開放彩色列印權限,並允許修改預設的雙面設定。

印後管理:人在印,系統在看

「以前大概只能依據用掉多少紙,回推我們印了多少張。每個月廠商來結帳的時候,才會知道張數和價格,通常我們也只能採用廠商提供的數字,對方報多少我們就付多少,無從驗證張數是否屬實,也無從驗證列印的細節,例如是誰印的?哪個時間印的?印了什麼?」透過列印控管服務,可以產出個人列印的清單,即時掌握列印設備與耗材2使用的狀況。

頂埔國小校方目前先將管理報表交由總務處定期監控,待執行一年後,再觀察導入Epson列印管理前後差異,檢視公器私用或誤印的狀況是否因此減少。

使用者可透過印後管理瞭解特定期間內的使用狀況。圖:參考Epson官方網站。
使用者可透過印後管理瞭解特定期間內的使用狀況。圖:參考Epson官方網站。

列印管理和回收廢紙都是輔助,行為改變才是真的

從機器採購、墨水/碳粉等耗材、紙張採買、電力消耗、修繕等財務成本,乃至因流程不順暢而衍生的時間成本、工作效率不彰等等無形成本……浪費列印資源,也意味著電力、森林資源與水資源等天然資源的浪費,而廢紙又將導致固體廢棄物的增加3。列印這件事情所消耗的成本,遠遠比想像還來得高。


 列印管理五大優點

儘管列印管理可以減輕一定程度的浪費,但卻不能避免各種人為上的失誤,因此,重要的還是「人」的觀念和行為的改變然資源的浪費,站在印表機前先想想:是不真的有需要印出?是不是掃描電子檔即可?排版方式對於節省紙張有沒有幫助?檔案選對了嗎?是不是記得設定黑白雙面列印?可否採用多頁列印?有沒有可能採購電子商管系統,實踐無紙化辦公室?

改變列印設備的使用習慣,才能讓列印管理發揮最大效益。

[1] 頂埔國小目前有近百名教職員、近千名學生,用在學生的學習單、考卷、作業,以及行政單位用在報告、計劃、核銷憑證的文件,每個月大約有2萬5000張至3萬張的印量。

[2] 「有些大型學校列印使用量更大,但都還是採購雷射印表機,甚至每個行政人員身邊就有一台A3印表機。我們覺得碳粉不是很環保,也會釋出一些廢氣,對呼吸有影響,」訪問尾聲,華志仁校長表示,目前很多學校還沒有引進列印管理系統,基於環境友善以及工作效率等原因,希望學校和民間企業能越來越知道這件事情。

[3] 廢紙佔約所有固體廢棄物的30~50%。

※ 本文由 Epson台灣愛普生 捐款支持報導產出,除了提供該企業內部資料之外,Epson台灣愛普生 不干涉報導之獨立性。

作者

吳宜靜

右手按快門,也寫字。念過歷史、勞工關係和攝影。企圖用說得動自己的方式傳達環境訊息。