【環保辦公室】系列
「啊......不小心把黑白印成彩色了」、「什麼！我是不是金魚腦？忘記設定雙面列印......」印表機是辦公族的良伴，卻常常白忙一場？目前有印表機業者推出列印控管服務，減少資源無端浪費；透過行為改變與科技輔助，幫助辦公族不再輕易失手。
蔡倫可能沒有想過會有這麼一天......
辦公室人生使用印表機是常有的事，有時候除了忘記設定雙面列印或黑白列印之外，也常發生印錯重印、一閃神就忘了拿走文件或者被同事不小心拿走，不是得要花時間尋找文件，就是得再重新印一次，不但浪費紙張也浪費時間。因為誤印、濫印所造成的資源浪費，恐怕也造成企業不小的行政負擔和支出。
製紙是耗能、高污染的產業，一般紙漿的漂白劑主成份是氯，使用後產生的戴奧辛是致癌的劇毒。進了廢紙簍的紙張，不但意味森林和水資源被浪費，也意味著環境污染；印表機做白工，則代表電力和墨水/碳粉被白白浪費。想要改善列印設備所衍生的問題，就得設法了解印表機的工作狀況，並探查使用者的列印行為。此時，就是科技幫得上忙的時候了。
「導入列印控管的重點是希望可以找到『列印孤兒』。」
許多組織應用「列印控管」服務，透過讀卡機、帳號密碼執行列印前後端的管理。今年剛導入列印控管系統的新北市土城區頂埔國小1校長華志仁接受採訪表示，校園中多人共用一台印表機，機器因為無法做工作排序，常會發生拿錯或是多印等狀況。「導入列印控管的重點是希望可以找到『列印孤兒』。」校方認為，導入列印控管系統就能有效避免這些問題。
校長華志仁也發現，事務機器擺在公共區域，一執行列印可能就是幾百頁，操作錯誤沒人發現、機器壞掉也沒有人處理。此外，傳統機器需購買或儲值影印卡，卡片遺失也不容易找回，且經常有影印卡互相借用的狀況。因為使用者數量眾多，每個月列印量大約也有2萬5000張至3萬張，因此列印設備的管理便成了檯面上的課題。
透過公開招標，頂埔國小採購五台A3、五台A4噴墨印表機以及對應的列印控管服務。校方表示，在公開招標的評選項目中，首要考量是節電的效率，第二是設備有沒有取得環保標章，第三則是設備能否透過列印控管機制，節省不必要的濫印和錯印。「學校在過去和傳統影印機廠商合作多年，採購的都是雷射印表機，他們的報價不見得比較貴，單張列印的價格相差不多。但因為傳統廠商沒有辦法在節能和列印控管上提供比較好的服務，我們最終還是選擇導入新一點的作法。」
列印管理結合組織人事系統，讓文件不再流浪
頂埔國小導入Epson列印控管系統，將刷卡驗證和學校的識別系統互相整合。教職員在個人數位裝置下達列印的指令之後，到任何一台有連線的列印設備刷識別證，就可以把文件列印出來。「以往通常是機器直接把文件列印出來，現在則是使用者過卡，印表機才會執行列印。這使得行政流程變得更加簡單，資訊安全也是使用這個服務的好處之一，可以確保自己印的東西不會被別人看到或是拿走。」流程的改善，等同是把找文件的時間、印錯重印的費用一併省下。
你我可能都曾有這樣的經驗：列印指令送出的瞬間，才發現選錯檔案或是文件還需要再修改，但印表機已經把文件印出來，絲毫沒有機會挽救這無心之過。
在列印控管系統之下，設計「刷卡」和「再確認」的兩道機制：到印表機過卡，勾選要列印的檔案之後，文件才會真的列印出來。不但提供了失誤補救的機會，也讓使用者可以在印表機前再次確認文件是不是真的需要印出，如果決定不印出紙本，還可以選擇刪除列印指令，適時減少列印量。同時，資料若需做紙本電子化，則可搭配使用「掃瞄並傳送給我」功能，將文件的電子檔直接送進信箱。
列印控管看前又看後，確保列印資源不浪費
印前管理：依據工作特性，預設列印設定
市面上的列印控管服務，通常會提供列印前和列印後的管理服務。在「印前管理」部分，業者提供的服務大多是透過帳號登入、識別，鎖定使用者的列印額度/數量、綁定列印設定權限等功能。「印後管理」部分，則是透過報表瞭解特定期間內的使用狀況，例如：列印張數、黑白或彩色、單面或雙面總印量等資訊，協助組織減少因為個人誤印、濫印而造成的浪費，進一步在列印支出成本和資訊安全獲得預期的成效。
以頂埔國小為例，列印權限劃分的邏輯是依據教職員不同的工作特性，安裝不同的列印驅動程式。在列印數量上，為了讓老師在教學上沒有後顧之憂，教學用途的列印預設無限量使用。在列印設定上，列印控管系統可以將不同部門設定成不同的群組，再依照職務需求預設各自的輸出模式。例如：導師和教職員群組預設雙面黑白列印；行政處室則開放彩色列印權限，並允許修改預設的雙面設定。
印後管理：人在印，系統在看
「以前大概只能依據用掉多少紙，回推我們印了多少張。每個月廠商來結帳的時候，才會知道張數和價格，通常我們也只能採用廠商提供的數字，對方報多少我們就付多少，無從驗證張數是否屬實，也無從驗證列印的細節，例如是誰印的？哪個時間印的？印了什麼？」透過列印控管服務，可以產出個人列印的清單，即時掌握列印設備與耗材2使用的狀況。
頂埔國小校方目前先將管理報表交由總務處定期監控，待執行一年後，再觀察導入Epson列印管理前後差異，檢視公器私用或誤印的狀況是否因此減少。
列印管理和回收廢紙都是輔助，行為改變才是真的
從機器採購、墨水/碳粉等耗材、紙張採買、電力消耗、修繕等財務成本，乃至因流程不順暢而衍生的時間成本、工作效率不彰等等無形成本……浪費列印資源，也意味著電力、森林資源與水資源等天然資源的浪費，而廢紙又將導致固體廢棄物的增加3。列印這件事情所消耗的成本，遠遠比想像還來得高。
儘管列印管理可以減輕一定程度的浪費，但卻不能避免各種人為上的失誤，因此，重要的還是「人」的觀念和行為的改變然資源的浪費，站在印表機前先想想：是不真的有需要印出？是不是掃描電子檔即可？排版方式對於節省紙張有沒有幫助？檔案選對了嗎？是不是記得設定黑白雙面列印？可否採用多頁列印？有沒有可能採購電子商管系統，實踐無紙化辦公室？
改變列印設備的使用習慣，才能讓列印管理發揮最大效益。
[1] 頂埔國小目前有近百名教職員、近千名學生，用在學生的學習單、考卷、作業，以及行政單位用在報告、計劃、核銷憑證的文件，每個月大約有2萬5000張至3萬張的印量。
[2] 「有些大型學校列印使用量更大，但都還是採購雷射印表機，甚至每個行政人員身邊就有一台A3印表機。我們覺得碳粉不是很環保，也會釋出一些廢氣，對呼吸有影響，」訪問尾聲，華志仁校長表示，目前很多學校還沒有引進列印管理系統，基於環境友善以及工作效率等原因，希望學校和民間企業能越來越知道這件事情。
[3] 廢紙佔約所有固體廢棄物的30~50%。
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